Informácie o ochrane osobných údajov - Whistleblowing

Tento dokument poskytuje informácie o podmienkach spracúvania osobných údajov oznamovateľov a iných dotknutých osôb v súlade s nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (Všeobecné nariadenie o ochrane údajov) (ďalej len „GDPR“) a zákonom č. 18/2018 Z .z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej len „Zákon“) pri preverovaní oznámení o protispoločenskej činnosti a podozrení na porušenie Etického kódexu skupiny ZSE.

1 ZODPOVEDNOSŤ ZA SPRACÚVANIE OSOBNÝCH ÚDAJOV

Spoločnosť Západoslovenská distribučná, a. s., so sídlom Čulenova 6, 816 47 Bratislava, IČO: 36 361 518, zapísaná v Obchodnom registri Okresného súdu Bratislava III, oddiel: Sa, vložka č.: 3879/B (len „ZSD“, „Prevádzkovateľ“ alebo „my“ v príslušnom gramatickom tvare), www.zsdis.sk, spracúva osobné údaje oznamovateľov a iných osôb v rozsahu a za podmienok uvedených v tomto dokumente a ako prevádzkovateľ zodpovedá za ich ochranu a spracúvanie. Pokiaľ právne predpisy neustanovujú inak, ZSD taktiež nesie zodpovednosť za spracúvanie osobných údajov sprostredkovateľmi, ktorých na tento účel poverila.

2 ZÁKLADNÉ POJMY

Sme presvedčení, že viac informácií prispieva k lepšiemu porozumeniu pravidiel spracúvania osobných údajov. V nasledujúcej časti preto uvádzame vysvetlenie najdôležitejších pojmov používaných v súvislosti s ochranou osobných údajov.

Osobné údaje – sú akékoľvek informácie týkajúce sa identifikovanej alebo identifikovateľnej fyzickej osoby; identifikovateľná fyzická osoba je osoba, ktorú možno identifikovať priamo alebo nepriamo, najmä odkazom na identifikátor, ako je meno, identifikačné číslo, lokalizačné údaje, online identifikátor, alebo odkazom na jeden či viaceré prvky, ktoré sú špecifické pre fyzickú, fyziologickú, genetickú, mentálnu, ekonomickú, kultúrnu alebo sociálnu identitu tejto fyzickej osoby.

Oznámenie - uvedenie skutočností, o ktorých sa fyzická osoba dozvedela v súvislosti s výkonom svojho zamestnania, povolania, postavenia alebo funkcie alebo v súvislosti s činnosťou vo verejnom záujme a ktoré sa týkajú protispoločenskej činnosti alebo porušenia Etického kódexu skupiny ZSE.

Oznamovateľ – fyzická osoba, vrátane anonymnej osoby, ktorá urobí oznámenie. 

Dotknutá osoba – je identifikovaná alebo identifikovateľná fyzická osoba, ktorej sa osobné údaje týkajú. Za dotknutú osobu sa považuje najmä:

• fyzická osoba, ktorá urobí oznámenie,
• fyzická osoba, ktorá je v oznámení označená alebo voči ktorej oznámenie smeruje (vrátane zamestnanca subjektu, ktorý je súčasťou skupiny ZSE alebo člena štatutárneho orgánu  takého subjektu).

Prevádzkovateľ - je subjekt, ktorý určuje podmienky spracúvania osobných údajov a zodpovedá za spracúvanie osobných údajov.

Sprostredkovateľ – znamená subjekt, ktorý spracúva osobné údaje v mene prevádzkovateľa. Prevádzkovateľ môže poveriť sprostredkovateľa spracúvaním osobných údajov bez súhlasu dotknutej osoby, musí sa však presvedčiť o tom, že sprostredkovateľ poskytuje dostatočné záruky na zabezpečenie súladu spracúvania osobných údajov s GDPR.

Spracúvanie – predstavuje operácie/činnosti vykonávané s osobnými údajmi, napríklad získavanie, zaznamenávanie, usporadúvanie, štruktúrovanie, uchovávanie, prepracúvanie alebo zmena, vyhľadávanie, prehliadanie, využívanie, poskytovanie prenosom, šírením alebo poskytovanie iným spôsobom, preskupovanie alebo kombinovanie, obmedzenie, vymazanie alebo likvidácia, pričom nezáleží na tom, či sa vykonávajú automatizovane alebo manuálne.

Profilovanie - je akákoľvek forma automatizovaného spracúvania osobných údajov, ktoré pozostáva z použitia týchto osobných údajov na vyhodnotenie určitých osobných aspektov týkajúcich sa fyzickej osoby, predovšetkým analýzy alebo predvídania aspektov dotknutej fyzickej osoby súvisiacich s majetkovými pomermi, osobnými preferenciami, záujmami, spoľahlivosťou, správaním, polohou alebo pohybom.

3 PODMIENKY SPRACÚVANIA OSOBNÝCH ÚDAJOV

3.1 KATEGÓRIE OSOBNÝCH ÚDAJOV

V závislosti od konkrétneho účelu spracúvania a právneho základu spracúvame nasledujúce kategórie osobných údajov:

a) Identifikačné údaje (meno, priezvisko, titul, dátum narodenia, IČO, údaje o zápise v registri alebo inej evidencii);

b) Kontaktné údaje (adresa trvalého bydliska/miesta podnikania, korešpondenčná adresa, telefónne číslo, e-mailová adresa);

c) Obsah oznámenia, vrátane popisu udalostí a faktografických informácií, ktoré môžu zahŕňať aj osobné údaje;

d) Údaje týkajúce sa spôsobu vybavenia oznámenia;

e) Ďalšie údaje potrebné na plnenie zákonných požiadaviek a obhajovanie, uplatňovanie a preukazovanie právnych nárokov.

3.2 PRÁVNY ZÁKLAD A ÚČEL POUŽITIA OSOBNÝCH ÚDAJOV

Osobné údaje na účel preverovania oznámení o protispoločenskej činnosti spracúvame v rozsahu a spôsobom, ktorý nám ukladajú právne predpisy. Osobné údaje na účel preverovania oznámení a podozrení na porušenie Etického kódexu skupiny ZSE spracúvame v rozsahu a spôsobom, ktorý je nevyhnutný na ochranu našich oprávnených záujmov.

Ak pri spracúvaní osobných údajov na základe oprávneného záujmu má dotknutá osoba obavu, že spracúvanie prevažuje nad jej základnými právami a slobodami, môže voči nemu namietať.

Osobné údaje spracúvame a poskytujeme iným subjektom v prípadoch, kedy na to existuje zákonná požiadavka ustanovená právnymi predpismi alebo ak je to nevyhnutné na ochranu našich oprávnených záujmov.

Získané osobné údaje môžu byť následne spracúvané na štatistické účely spôsobom zlučiteľným s pôvodným účelom spracúvania, pričom ZSD zabezpečí, aby boli použité osobné údaje len v nevyhnutnej miere príp. aby sa spracúvali len informácie, ktoré nepredstavujú osobné údaje.

3.2.1 Zákonná povinnosť

V rámci plnenia povinností ustanovených právnymi predpismi spracúvame osobné údaje (vrátane ich poskytovania iným subjektom) najmä na nasledujúce účely:

• plnenie povinnosti preverovania oznámení podľa zákona č. 54/2019 Z. z. o ochrane oznamovateľov protispoločenskej činnosti a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov;
• riešenie súdnych sporov (zákon č. 160/2015 Z. z. Civilný sporový poriadok, zákon č. 162/2015 Z. z. Správny súdny poriadok a súvisiace predpisy);
• poskytovanie informácií na účely trestného konania (zákon č. 301/2005 Z. z. Trestný poriadok, zákon č. 171/1993 Zb. o Policajnom zbore a súvisiace predpisy);
• poskytovanie informácií potrebných na zistenie skutkového stavu (zákon č. 160/2015 Z. z. Civilný sporový poriadok a súvisiace predpisy);
• plnenie povinností podľa GDPR a Zákona, najmä uplatňovanie práv dotknutých osôb a prípadné vyšetrovanie porušenia ochrany osobných údajov.
• Plnenie povinností podľa zákona č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov, zákona č. 91/2016 Z. z. o trestnej zodpovednosti právnických osôb v znení neskorších predpisov a zákona č. 195/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.

Doba spracúvania osobných údajov vychádza z príslušných právnych predpisov. Pokiaľ v konkrétnom prípade nevznikne odôvodnená potreba uchovávať údaje po dlhšiu dobu, sú údaje uchovávané po dobu 3 rokov od doručenia oznámenia.

3.2.3 Oprávnený záujem

Oprávnený záujem predstavuje základ pre spracúvanie osobných údajov vtedy, keď sledujeme určité pre nás dôležité záujmy, pričom spracúvanie osobných údajov sa vyžaduje na ochranu a plnenie týchto záujmov. Keďže sa na použitie údajov nevyžaduje udelenie predchádzajúceho súhlasu, spracúvanie osobných údajov sa musí uskutočňovať primeraným spôsobom, ktorý môžu dotknuté osoby očakávať v súvislosti so vzťahom voči ZSD a tak, aby nedochádzalo k nadmernému zásahu do záujmov a základných práv dotknutých osôb.

Proti spracúvaniu údajov na účely oprávnených záujmov máte právo uplatniť námietku. V takom prípade môžeme ďalej spracúvať vaše osobné údaje, len pokiaľ preukážeme nevyhnutné oprávnené dôvody na spracúvanie, ktoré prevažujú nad vašimi záujmami, právami a slobodami.

ZSD spracúva osobné údaje na účely oprávnených záujmov, ktorými sú:

• dodržiavanie Etického kódexu skupiny ZSE;
• ochrana majetku a majetkových práv;
• preukazovanie dodržiavania zákonných a zmluvných povinností;
• štatistické účely.

3.3 ZDROJ OSOBNÝCH ÚDAJOV

ZSD získava osobné údaje predovšetkým priamo od oznamovateľov, od iných osôb pri prešetrovaní oznámenia, z vlastných záznamov získaných na iné účely (napr. účtovníctvo, kamerové záznamy a pod.), od osôb, ktoré sú členmi skupiny ZSE a z verejne dostupných zdrojov.

3.4 AUTOMATIZOVANÉ ROZHODOVANIE, PROFILOVANIE

ZSD pri spracúvaní osobných údajov na účely preverovania oznámení o protispoločenskej činnosti a preverovania oznámení a podozrení na porušenie Etického kódexu skupiny ZSE nevykonáva automatizované individuálne rozhodovanie vrátane profilovania bez ľudského zásahu, ktoré by malo na dotknuté osoby právne účinky alebo podobne významný vplyv.

 3.5 PRENOS OSOBNÝCH ÚDAJOV

Prenos osobných údajov do tretích krajín (mimo EÚ/EHP) sa uskutoční len, ak tretia krajina podľa rozhodnutia Komisie (EÚ) zaručuje primeranú úroveň ochrany alebo ak prevádzkovateľ resp. sprostredkovateľ, ktorým je dovozcom údajov, poskytol primerané záruky ochrany osobných údajov (napr. prostredníctvom štandardných doložiek o ochrane údajov).

4 PRÍJEMCOVIA ÚDAJOV

Osobné údaje poskytujeme najmä sprostredkovateľom, ktorých sme poverili ich spracúvaním v našom mene. Ide najmä o poradenské spoločnosti, advokátske kancelárie, poskytovateľov IT služieb a ďalšie osoby, ktorých služby používame pri výkone našej činnosti. Sprostredkovateľov si starostlivo vyberáme tak, aby sme vedeli zabezpečiť právne požiadavky na ochranu údajov.

Osobné údaje môžu byť poskytované orgánom verejnej moci a ďalším oprávneným osobám podľa príslušných právnych predpisov. Ide najmä o Úrad na ochranu oznamovateľov, súdy, advokátov, exekútorov, notárov, správcov konkurznej podstaty, orgány činné v trestnom konaní, správcu dane, okresné úrady, Úrad na ochranu osobných údajov SR, Ministerstvo vnútra SR, Inšpektorát práce, a v špecifických prípadoch aj subjekty v rámci skupiny ZSE a skupiny E.ON.

5 PRÁVA DOTKNUTEJ OSOBY A ICH UPLATNENIE

5.1 Práva dotknutej osoby

Dotknutá osoba má právo:

• získať od ZSD potvrdenie o tom, či sa spracúvajú osobné údaje, ktoré sa jej týkajú, a ak tomu tak je, má právo získať prístup k týmto osobným údajom, informácie o spracúvaní osobných údajov a kópiu údajov (za ďalšie kópie, o ktoré požiada, môže ZSD účtovať primeraný poplatok zodpovedajúci administratívnym nákladom);
• aby ZSD bez zbytočného odkladu opravila nesprávne osobné údaje, ktoré sa jej  týkajú;
• právo na vymazanie tzn. právo dosiahnuť u ZSD bez zbytočného odkladu vymazanie osobných údajov, ktoré sa jej týkajú, a prevádzkovateľ je povinný bez zbytočného odkladu vymazať osobné údaje, ak sú splnené podmienky ustanovené v čl. 17 GDPR;
• na obmedzenie spracúvania osobných údajov v prípadoch ustanovených v čl. 18 GDPR;
• právo odvolať súhlas (toto právo sa v prípade spracúvania údajov, ktoré je vykonávané na inom právnom základe než je súhlas, neuplatňuje);
• právo na prenosnosť údajov tzn. právo získať osobné údaje, ktoré sa jej týkajú a ktoré poskytla ZSD, a to v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte a má právo preniesť tieto údaje ďalšiemu prevádzkovateľovi, ak sú splnené podmienky uvedené v čl. 20 GDPR;
• kedykoľvek namietať z dôvodov týkajúcich sa jeho konkrétnej situácie proti spracúvaniu osobných údajov, ktoré sa ho týka, ktoré je vykonávané na základe oprávneného záujmu vrátane namietania proti profilovaniu;
• právo na to, aby sa na ňu nevzťahovalo rozhodnutie, ktoré je založené výlučne na automatizovanom spracúvaní, vrátane profilovania, a ktoré má právne účinky, ktoré sa jej týkajú alebo ju podobne významne ovplyvňujú;
• domáhať sa ochrany svojich práv na príslušnom súde v zmysle čl. 78 GDPR;
• podať sťažnosť dozornému orgánu, najmä v členskom štáte svojho obvyklého pobytu, mieste výkonu práce alebo v mieste údajného porušenia, ak sa domnieva, že spracúvanie osobných údajov, ktoré sa jej týka, je v rozpore s GDPR. Pre územie Slovenskej republiky je dozorným orgánom Úrad na ochranu osobných údajov SR, Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27, tel.: +421 2 3231 3214, e-mail: statny.dozor@pdp.gov.sk.

5.2 Možnosti uplatnenia práv

S cieľom chrániť práva dotknutých osôb a predchádzať prípadnému zneužitiu či úniku osobných údajov je možné práva dotknutej osoby uplatniť len nasledujúcimi spôsobmi:

• poštovou zásielkou zaslanou na adresu sídla alebo doručenou do podateľne ZSD;
• e-mailom na adrese: dpo@zsdis.sk.

Pre akceptovanie žiadosti o uplatnenie práv je nevyhnutné dostatočne identifikovať žiadateľa a zrozumiteľne a jasne špecifikovať predmet žiadosti. V opačnom prípade bude žiadosť zamietnutá. Aby sme dotknutým osobám uľahčili prístup k ich právam, pripravili sme vzory žiadostí, ktoré sú dostupné na www.zsdis.sk v časti ochrana osobných údajov.

V prípade práva na prístup k údajom, práva na prenosnosť a práva na výmaz údajov, ktorých zneužitie by mohlo mať zásadný dopad na práva a slobody dotknutej osoby, požadujeme, aby bol podpis žiadateľa na žiadosti zasielanej poštou alebo doručenej do podateľne úradne overený resp. aby žiadosť zasielaná emailom bola podpísaná zaručeným elektronickým podpisom žiadateľa.

Ak právo dotknutej osoby uplatňuje na základe plnej moci iná osoba, požadujeme predloženie originálu plnej moci s úradne overeným podpisom splnomocniteľa, pričom plná moc nesmie byť staršia ako 6 mesiacov.

6 ZODPOVEDNÁ OSOBA (DATA PROTECTION OFFICER)

V prípade otázok alebo pripomienok týkajúcich sa ochrany osobných údajov sa môžete obrátiť na zodpovednú osobu, a to e-mailom na adresu: dpo@zsdis.sk alebo poštou na Západoslovenská distribučná, a.s. – zodpovedná osoba, Čulenova 6, 816 47 Bratislava.

7 ZÁVEREČNÉ USTANOVENIA

Tento dokument nadobúda účinnosť od 1. júla 2023.

Verzia: júl 2023